Esta fase de evaluación analiza la percepción general de un HIS dentro de la organización, incluidas las opiniones de los médicos, los pacientes y el personal. Busca evaluar si en el HIS propuesto conceptualmente, se considera algo que mejoraría la atención, la prestación de salud y el acceso. Esta etapa también ayuda a determinar los miembros del equipo que están dispuestos a colaborar en la búsqueda e implementación de un sistema HIS.

El plan del proyecto debe considerar cuatro parámetros: cronograma,  responsabilidad,  dependencias y asignación de tareas de implementación del HIS.

Algunos de los temas que deben ser analizados son:

Encuestar al equipo directivo y ejecutivo del Hospital y a la totalidad de los funcionarios del establecimiento de salud, respecto a su grado de conocimiento y experiencia en proyectos similares, en este u otro establecimiento de salud.

Confirmar si existe la convicción de que el proyecto genera un impacto positivo en la organización y que está alineado con los valores y objetivos del hospital.

Confirmar que los profesionales clínicos, de apoyo clínico y de apoyo administrativo, conocen, aceptan y están alineados mayoritariamente con los objetivos del proyecto y están dispuestos a adoptar nuevas tecnologías.

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Gestión y Liderazgo

En esta fase se evalúa la preparación de la organización para gestionar los recursos humanos a fin de satisfacer las necesidades presentes y futuras del Hospital en relación al proyecto de informatización. Algunos de los aspectos que deben verificarse incluyen: 

Confirmar si se ha realizado un análisis costo-beneficio y si se considera el compromiso presupuestario del proyecto según las recomendaciones del Ministerio de Hacienda.

Analizar si hay un liderazgo sólido y comprometido que respalde activamente el proyecto de sistema de información hospitalario.

Evaluar si los líderes del hospital cuentan con la visión y la capacidad de comunicar claramente los beneficios y objetivos del proyecto.

Identificar si existen líderes en la organización que puedan impulsar el cambio, motivar al personal y gestionar de manera efectiva la transición hacia el nuevo sistema.

Confirmar que el Hospital proporciona suficiente soporte y recursos para la capacitación y adaptación del personal para los objetivos de este Proyecto.

Identificar estímulos disponibles para motivar la adhesión de los funcionarios al cumplimiento de los objetivos del proyecto.

Determinar si el Hospital tiene identificados todos los costos asociados a la implementación del proyecto, tanto los asociados a la compra específica, como los costos operacionales del personal que debe integrar en jornada total o parcial el equipo de implantación o requiere incorporar horas a actividades de formación en el proyecto.

Determinar si el Hospital tiene establecido suplencias para el personal que se desempeña en labores dentro del proyecto y lo considera dentro del presupuesto del proyecto.

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Disponibilidad operacional

La preparación operacional incluye las políticas y protocolos de ficha clínica electrónica, la gestión de las relaciones con los proveedores, los requisitos de personal y la capacitación de los gerentes de proyectos y otro personal involucrado en la integración del sistema HIS con otros sistemas. La preparación de la organización en esta área pondrá de relieve las posibles barreras para la integración del sistema hospitalario para que se puedan realizar los cambios correspondientes. Hay tres aspectos a analizar en esta fase: Recursos Humanos, Recursos Financieros y Procesos Operativos. Algunas preguntas que es necesario responder en esta fase, incluyen los siguientes:

Evaluar las brechas de conocimientos y habilidades de los funcionarios.

Verificar que exista personal calificado para apoyar la implantación y operación del nuevo sistema.

Identificar planes de capacitación relacionados al sistema a contratar.

Identificar las fuentes de financiamiento del proyecto y sus características.

Analizar la situación de los procesos operativos actuales, si existe análisis de procesos y su documentación asociada.

Determinar el nivel de preparación de los funcionarios en los temas relacionados al sistema HIS y ficha clínica electrónica.

Analizar la disponibilidad de personal que pueda asumir labores de asistencia técnica para aquellos que aún están aprendiendo a utilizar el nuevo sistema.

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Preparación técnica

Las evaluaciones técnicas analizan la tecnología existente, la dotación de personal para la implementación del sistema y los problemas de infraestructura. Los aspectos a evaluar incluyen:

Estado de la Infraestructura de red necesaria para soportar el HIS.

Catastro de cantidad, características y estado del hardware actual del hospital.

Existencia de políticas y prácticas robustas de seguridad de la información.

Verificación la existencia de planes de contingencia y recuperación ante desastres para los datos electrónicos.

Características y limitantes de los sistemas actuales para la puesta en marcha del nuevo sistema.

Características del soporte y mantenimiento de sistemas actuales y determinar sus limitaciones.

Educación del personal de TI sobre los objetivos del sistema HIS y su Ficha Clínica Electrónica.