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Los sistemas de gestión del conocimiento (Knowledge Management Systems, KMS) son herramientas y sistemas diseñados para capturar, almacenar, organizar y distribuir el conocimiento dentro de una organización. Estos sistemas permiten gestionar el conocimiento tácito y explícito, es decir, tanto el conocimiento que reside en las mentes de las personas como el conocimiento documentado y estructurado.
Los sistemas de gestión del conocimiento se basan en la premisa de que el conocimiento es un activo valioso para una organización y que su adecuada gestión puede mejorar la toma de decisiones, fomentar la innovación, agilizar los procesos y promover el aprendizaje organizacional. Estos sistemas suelen utilizar tecnologías de la información y comunicación (TIC) para facilitar la captura, organización y distribución del conocimiento.
Algunas características comunes de los sistemas de gestión del conocimiento son:
Captura de conocimiento: Los KMS permiten la captura del conocimiento a través de diversas fuentes, como documentos, bases de datos, correos electrónicos, lecciones aprendidas, informes, entrevistas, entre otros. Esta información puede ser ingresada en el sistema de manera estructurada y etiquetada para facilitar su búsqueda y recuperación posterior.
Almacenamiento y organización: Los KMS proporcionan una estructura para almacenar y organizar el conocimiento de manera accesible y fácilmente recuperable. Pueden utilizar bases de datos, repositorios, taxonomías o sistemas de etiquetado para categorizar y clasificar el conocimiento de acuerdo con su temática o relevancia.
Búsqueda y recuperación: Los sistemas de gestión del conocimiento ofrecen funcionalidades de búsqueda avanzada para localizar y acceder rápidamente a la información requerida. Pueden incluir motores de búsqueda, filtros, etiquetas y palabras clave para facilitar la recuperación de conocimiento relevante.
Compartir y colaborar: Estos sistemas promueven la colaboración y el intercambio de conocimientos entre los miembros de una organización. Pueden incluir herramientas de comunicación, foros, wikis, redes sociales internas u otras plataformas colaborativas que faciliten la interacción y el intercambio de conocimientos entre los empleados.
Aprendizaje organizacional: Los KMS fomentan el aprendizaje organizacional al permitir que la organización acumule conocimiento a lo largo del tiempo, aprenda de las experiencias pasadas y mejore continuamente sus procesos y prácticas. Pueden incluir mecanismos para capturar lecciones aprendidas, realizar análisis retrospectivos y promover la reflexión y el aprendizaje colectivo.
La implementación de sistemas de gestión del conocimiento puede aportar beneficios significativos a una organización, como el aumento de la eficiencia operativa, la reducción de la duplicación de esfuerzos, la mejora de la toma de decisiones, la innovación y la resolución de problemas de manera más efectiva. Sin embargo, es importante tener en cuenta que los KMS también requieren una cultura organizacional que valore y fomente el intercambio de conocimiento, así como una gestión adecuada para asegurar la calidad y relevancia del conocimiento almacenado.